Yrityksemme asiakkaana ja kumppanina voit olla varma, että arvostamme yksityisyyttäsi. Toimimme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja kansallisten lakien (Tietosuojalaki 2018/1050) puitteissa. Tässä tietosuoja- ja rekisteriselosteessa kerromme henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käytäntömme sähköisten ja manuaalisten rekistereiden osalta.

Tietosuoja vaikuttaa koko yritystoimintaan
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö on muuttunut viime vuosina niin, että tietosuoja on otettava huomioon yritystoiminnan kaikissa vaiheessa. Päivitämme tätä selostetta lain edellyttämällä tavalla, mikäli tietosuojakäytäntömme muuttuu tai, mikäli kansallinen tai EU:n lainsäädäntö sitä vaatii. Siksi pyydämme, että luet selosteen huolella ja tutustut siihen aika ajoin.

Keskeisimmät henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Vinkka Trading Company, jäljempänä ”me”, käsittelee henkilötietoja sopimuksiin, palveluiden tuottamiseen ja markkinointiin sekä asiakassuhteiden ylläpitoon liittyen.

Mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietoja?
Keskeisimmät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat asiakkaidemme tilauksien toteuttaminen, asiakasviestintä, markkinatutkimukset palveluidemme tai kehittämiseen sekä lakisääteiset velvoitteet.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?
Asiakkaidemme tilauksien toteuttamista varten luovutamme seuraavat tiedot meidän yhteistyökumppanille TUV SUD Autoservice GmbH:lle:

• Asiakkaan nimi
• Yrityksen nimi 
• Osoitetiedot

Emme luovuta tilauslomakkeeseen täytettyä sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai y-tunnusta.

Mistä saamme henkilötiedot?
Saamme valtaosan henkilötiedoista asiakkailta ja palveluistamme kiinnostuneilta verkkopalvelumme tilaus- ja yhteydenotto- lomakkeiden sekä puhelimen ja sähköpostin välityksellä.

Millaisia henkilötietoja keräämme?
Asiakasrekisterimme sisältää:

• Asiakkaan nimi, yhteystiedot ja osoitetiedot
• Asiakashistoriaan liittyvät tiedot
• Asiakaspalvelutoimenpiteet
• Tiedot markkinatutkimuksista
• Laskutukseen liittyvät tiedot, kuten verkkolaskuosoite

Lisäksi EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 4:ssä henkilötietoihin luokiteltavat tiedot:

• Yrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
• Yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Kaikkia edellä mainittuja henkilötietoryhmiä hyödynnämme vain ennalta määrättyihin, tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Lisäksi saatamme kerätä verkkopalvelumme käyttäjistä evästeiden ja muiden ratkaisujen avulla mm. IP-osoitteen tai muun laitetunnisteen, millä sivuilla kävijä vieraili ja vierailijan sivuilla tekemät toimenpiteet. Mikäli vierailijan sähköpostiosoite on asiakastietokannassamme, evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan yhdistää tietokannassamme oleviin.

Missä rekisterimme ovat ja miten ne on suojattu?
Asiakasrekisterimme on pilvipalvelussa, tunnistautumista vaativassa järjestelmässä. Olemme rajanneet rekisteriin pääsyn vain sellaisille henkilöille, joille se on työtehtäviensä vuoksi välttämätöntä. Valvomme rekisterin käyttöä ja henkilötietojen käsittelyä lokitietojen avulla. Pilvipalvelumme konesali on suojattu alan standardien mukaan ja siinä on mm. ympärivuorokautinen valvonta / kulunvalvonta. Myös verkkolaskutuksemme tapahtuu SaaS-ympäristössä, turvallisessa pilvipalvelussa. Laskutusohjelmisto kerää tapahtumista lokitiedot ja käyttö on rajoitettu tietyille henkilöille yrityksessämme sekä tilitoimistossa. Käytössämme olevat pilvipalelut, laitteet ja etäyhteydet on asianmukaisesti suojattu. Toimipisteessämme on elektroninen valvonta ja pääsy vain kulkuluvan saaneille.

Manuaaliset rekisterit
Meillä ei ole manuaalisia henkilötietoja sisältäviä aineistoja. Asiakkailta ja kumppaneilta saamamme käyntikortit digitoidaan OCR-tekniikalla ja manuaalinen lähde hävitetään.

Rekisterissä olevien henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja rekistereissä sen ajan kuin se on sopimusten, palvelujen tuottamisen, laskutuksen, markkinoinnin, työlainsäädännön tai kirjanpinolain nojalla tarpeen. Siivoamme rekisteriä vähintään kerran vuodessa. Korjaamme virheelliset ja poistamme tarpeettomat tiedot.

Henkilötietojen luovutukset
Asiakkaan tilauksen toteuttamista varten luovutamme henkilötietoja meidän yhteistyökumppanille. Kyseessä on henkilön nimi, yrityksen nimi ja osoitetiedot. Silloin kumppani toimii henkilötietojen käsittelijänä meidän lukuun, varmistaa henkilötietojen turvallisen ja luottamuksellisen käsittelyn vain sovittuun tarkoitukseen. Laillisten velvoitteiden täyttämiseksi luovutamme rajoitetun määrän henkilötietoja tilitoimistolle taloushallinnon palveluita varten. Tilitoimisto toimii henkilötietojen käsittelijänä meidän lukuun ja käsittelee tietoja vain määriteltyihin tarkoituksiin. Voimme luovuttaa henkilötietoja myös tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä.

Siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Oman toimintamme puitteissa emme luovuta tai siirrä henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Palveluntarjoajistamme Google ja Stripe, saattavat siirtää tai säilyttää osan tiedoista EU:n ulkopuolella (etenkin Yhdysvalloissa). Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietosuojalakien noudattamiseen. Googlen ja Stripen säilyttäessä tietoja EU:n ulkopuolella, se tapahtuu joko EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maassa tai EU:n, Sveitsin ja Yhdysvaltain välisen Privacy Shield-ohjelman puitteissa.

Millaiset oikeudet sinulla on rekisteröitynä?

Pääsy tietoihin – tarkastusoikeus
Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsittelemme, millaisia tietoja sinusta on rekisteriimme tallennettu sekä mikä on henkilötietojesi käsittelyn laillinen peruste. Voit tarkistaa tietojasi maksutta kerran vuodessa.

Oikaisuoikeus
Mikäli tietosi muuttuvat, sinulla on rekisteröitynä oikeus pyytää niiden oikaisemista/korjaamista. Mainitse korjauspyynnön yhteydessä aiemmat tietosi ja miltä osin ne ovat muuttuneet. Yhteystiedot korjauspyynnön tekemiseen löydät tämän selosteen lopusta.

Oikeus rajoittaa ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, esim. markkinointiin olemalla yhteydessä meihin. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä kahdessa tapauksessa: 1) että käsittelemme tietojasi yleisen edun perusteella, tai 2) että henkilötietojesi käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun. Tosin vastustamisoikeus toteutuu silloin, kun henkilötietojesi käsittelylle ei ole painavaa perusteltua syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi tai, emme käsittele henkilötietojasi oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Muistathan, että kun vastustat henkilötietojesi käsittelyä, emme pysty enää palvelemaan sinua.

Oikeus siirtää tiedot ja poistaa niitä
Mikäli olet antanut tietosi itse ja henkilötietojesi käsittely meillä perustuu suostumukseesi, sinulla on rekisteröitynä oikeus pyytää tietojen siirtämistä toiselle palveluntarjoajalle. Samoin sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää kaikkien tietojesi poistamista rekisteristämme. Muistathan, että näissä tapauksissa emme pysty enää palvelemaan sinua.

Valitusoikeus
Jos jostain syystä uskot, että käsittelemme tietojasi EU:n tietosuoja-asetuksen tai kansallisten lakien vastaisesti, ole ensin yhteydessä meihin asian selvittämiskesi. Erityisen painavista syistä sinulla on myös oikeus kääntyä Tietosuojavaltuutetun puoleen.

Miten toteutat oikeutesi?
Ole yhteydessä rekisterinpitäjäämme sähköpostitse. Käsittelemme rekisteriin liittyvät asiat vain sähköisesti. Tämä koskee tarkastus- ja korjauspyyntöjä, suoramarkkinointikieltoja ja muita oikeuksiasi. Taustalla on se, että EU:n tietosuoja-asetus edellyttää rekisteriotteen toimittamista koneellisesti luettavasti. Toimitamme rekisteriotteen CSV- tai Excel -muodossa. Vastaamme kaikkiin pyyntöihin lain edellyttämän 30 päivän kuluessa.

Tämän rekisterin nimi
Vinkka Trading Company:n Asiakasrekisteri

Kuka on rekisterinpitäjä?
Vinkka Trading Company
Vidarstraat 6, 1363 WK, Almere, Alankomaat
puh. +31 6 11263586
Y-tunnus: NL002307582B20
Rekisteriasioista vastaa: Arto Vinkka
Tietosuoja- ja rekisteriseloste, tarkennettu 04.11.2022